Datenschutzhinweise zur Arbeitszeiterfassung

Stand: 25.06.2026

Diese Hinweise erklären, welche personenbezogenen Daten beim Stempeln und bei der Schichtplanung verarbeitet werden, zu welchem Zweck und wie lange. Sie richten sich an die Beschäftigten, die dieses System nutzen.

1. Verantwortlicher

Werkstoff GmbH
Heckebree 17, 48691 Vreden
Geschäftsführer: Florian Roth
Telefon: +49 2564 9505958 · E-Mail: info@werkstoff.de

Ansprechpartner für den Datenschutz: Florian Roth, roth@werkstoff.de

2. Welche Daten verarbeitet werden

  • Stammdaten: Personalnummer, Vor- und Nachname, Stamm­filiale/-abteilung. Soweit für die Einsatz­planung bzw. das Personalwesen erforderlich zusätzlich Wohnadresse (zur Berechnung des zumutbaren Pendelwegs bei der automatischen Schichtplanung) und Geburtsdatum.
  • Stempelungen: Zeitpunkt (Kommen/Gehen/Pause), Filiale, sowie zur Nachvollziehbarkeit technische Herkunfts­daten (IP-Adresse, Browser/Gerät) und – nur wenn freiwillig erlaubt – der ungefähre Standort beim Stempeln.
  • Arbeitszeit-Auswertung: Soll/Ist-Stunden, Überstundenkonto, Urlaub.
  • Krankmeldungen (Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit). Hierbei handelt es sich um Gesundheits­daten, also eine besondere Kategorie personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO); sie werden besonders geschützt und auf den login-freien Ansichten (Filial-Portal, Wand-Anzeige) nicht angezeigt.
  • Schichtplanung: geplante Einsätze je Tag und Filiale, einschließlich von Beschäftigten untereinander vereinbarter Schicht­tausche (wer eine Schicht an wen abgibt).

3. Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dient der Erfassung und Abrechnung der Arbeitszeit, der Einhaltung arbeitszeit­rechtlicher Pflichten (insb. ArbZG) und der Personaleinsatzplanung. Rechtsgrundlagen sind die Durchführung des Beschäftigungs­verhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG), die Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie das berechtigte Interesse an einer manipulations­sicheren Zeiterfassung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Standort­erfassung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer freiwilligen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Gesundheits­daten (Krankmeldungen) werden zur Ausübung arbeits­rechtlicher Pflichten verarbeitet (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG).

4. Standort ist freiwillig

Beim Stempeln fragt der Browser einmalig nach Ihrem Standort. Lehnen Sie ab, wird ohne Standort gestempelt – das Stempeln funktioniert vollständig und es entsteht Ihnen kein Nachteil. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit in den Browser-Einstellungen widerrufen.

5. Wer die Daten sieht

Die technischen Herkunfts­daten (IP-Adresse, Gerät, Standort) sind ausschließlich für die Personalabteilung und die Geschäftsführung einsehbar, nicht für Kolleginnen und Kollegen. Die login-freien Ansichten (Filial-Portal und die Schichtplan-Wandanzeigen) zeigen nur pseudonymisierte Namen (Vorname, bei Mehrdeutigkeit ergänzt um zwei Buchstaben des Nachnamens), damit Außenstehende niemanden eindeutig zuordnen können.

Melden Sie sich selbst krank, wird zur Bearbeitung eine interne Benachrichtigungs-E-Mail an die zuständige Personalabteilung versendet.

6. Empfänger / Auftragsverarbeiter

  • Hosting der Anwendung: Hetzner Online GmbH (Server in Deutschland; Auftragsverarbeitung).
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung: Steuerberater Frankemölle & Kollegen, Vreden (über DATEV), soweit für die Abrechnung erforderlich.

7. Speicherdauer und Löschung

  • Der Arbeitszeit-Nachweis (Zeitpunkt + Filiale) wird für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungs­fristen gespeichert (insb. ArbZG, steuer- und sozialversicherungs­rechtliche Fristen).
  • Die technischen Herkunfts­daten (IP-Adresse, Gerät, Standort) werden automatisch nach 2 Jahren gelöscht – der eigentliche Zeit­nachweis bleibt davon unberührt.
  • Das Protokoll der PIN-Anmelde­versuche (Schutz vor Missbrauch) wird nach 90 Tagen gelöscht.
  • Nach Ihrem Ausscheiden werden nicht mehr benötigte Stammdaten (Wohnadresse, Geburtsdatum) automatisch gelöscht; der gesetzlich aufzubewahrende Zeit- und Lohn­nachweis bleibt für die Dauer der Aufbewahrungs­fristen erhalten.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung, das Recht auf Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht. Wenden Sie sich dafür an die oben genannte Stelle. Unabhängig davon können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichts­behörde beschweren – zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).